Quel système d'Information RH ?



 (extrait du Cahier : "Pour des Pratiques SIRH 2.0" diffusé avec le N°80 de la Revue Personnel de l'ANDRH)






Le Système d’information RH dépasse le strict champ de l’informatique. Il intègre l’ensemble des solutions informatiques dédiées mais également tous les outils en support de l’organisation ou des processus RH. (documents et tableaux plus ou moins dématérialisés).

Le SIRH est le reflet de la diversité des organisations, des stratégies et de la culture de chaque entreprise. Il n’existe pas de norme internationale ou de modèle théorique de référence du Système d’information des ressources humaines. La diversité des réglementations nationales et l’hétérogénéité des pratiques managériales rendent d’ailleurs une telle normalisation improbable.

Les SIRH en place traduisent l’élargissement progressif de la fonction RH qui se dote progressivement d’outils pour mieux gérer l’ensemble des missions de développement du capital humain. Après avoir informatisé depuis longtemps les processus de gestion administrative, de gestion des temps et activités ou la paie, les RH déploient des solutions sur le recrutement, la formation et le développement RH. Des applications dédiées viennent compléter les besoins spécifiques.

Aujourd’hui la quasi-totalité des missions RH peuvent s’appuyer sur un outil SIRH. La question devient souvent celle de l’intégration et de l’évolution de tous ces outils face à l’émergence d’une nouvelle génération de SIRH utilisant les dernières technologies du Web et du cloud.

La mise en œuvre d’outils simples, accessibles de partout devient l'un des enjeux de la performance RH pour accompagner l’accélération des rythmes, la mondialisation économique et la dématérialisation des échanges.
Après avoir servi les enjeux internes de production RH, le SIRH se met au service des autres acteurs, les salariés, les managers. Il collecte et envoie des informations auprès des diverses parties prenantes de ce que les économistes appellent « l’entreprise étendue ». La qualité d’exécution numérique de la politique RH joue directement dans l’attractivité de l’entreprise, sur la marque employeur. Le consommateur ou le candidat jugent l’ensemble de la politique sociétale et environnementale (RSE), sur l’empreinte médiatique laissée par les réseaux sociaux, notamment sur le volet social ou le bien être en entreprise.

Alors quels éléments permettent de mieux cerner le périmètre optimum de son SIRH en fonction des objectifs de l’entreprise?

Si l’on se réfère à la matrice d’Ulrich (1999) (Fig.1) chaque DRH se positionne sur deux axes :
·         Stratégie vs Opérationnel
·         Processus vs Personnes.


Figure 1. La matrice d’Ulrich ("Human Resource Champions. The Next Agenda for Adding Value and Delivering Results", 1999).

Cette matrice, largement commentée depuis, a permis de réfléchir au positionnement de la fonction RH. Elle a nourri les débats sur le rôle du DRH : partenaire stratégique, agent du changement, coach ou expert. Par contre, elle ne permet pas de structurer une vision systémique et opérationnelle des pratiques RH.

La matrice d’Ulrich ne reflète pas les SIRH existants. Elle ne tient aucun compte des outils/processus déployés dans les entreprises. En effet, même si le SIRH, Système d’information ressources humaines, dépasse le seul SI utilisé, l'expérience montre une forte adhérence entre les outils informatiques et les processus. De fait, les équipes ressources humaines sont tributaires des capacités de traitement ou des progiciels disponibles.
La technologie devient l’un des principaux vecteurs de transformation de la fonction Ressources humaines. Souvent subie, parfois choisie, la technologie prend progressivement une place centrale dans la mise en œuvre concrète des actions RH.

Les équipes RH bénéficient des innovations constantes apportées, de l'explosion des réseaux et des usages. Au rythme actuel des annonces produits ou des opérations de rachat entre fournisseurs, il est même difficile de savoir si l'offre SIRH suit ou précède la demande des équipes RH.

Le marché du SIRH est en pleine évolution. Sur la base des dernières études, le marché des progiciels et services liés au SIRH, paie incluse, dépasse les 2 Milliards d’Euros à fin 2013. On dénombre plus de 400 éditeurs, proposant des progiciels ou des solutions en mode locatif (SaaS). Il faut y ajouter plusieurs centaines de prestataires de services  (Cabinets, intégrateurs et sociétés de services).

Avec un taux de croissance annuel global de plus de 6% ce marché est porté par l’adoption rapide du marché de solutions en mode SaaS, 13% du marché à près de 300 millions d’Euros. (croissance de 21% / 2012) ainsi que par l’adoption de solutions de dématérialisation (140 Millions d’Euros, +30%).

Ces chiffres démontrent le dynamisme du secteur mais également la très forte hétérogénéité de la demande.

2.2 – Couverture fonctionnelle : matrice des processus RH/SIRH 

L’offre SIRH est très large et couvre l’ensemble des besoins génériques ou spécifiques. Elle est en mesure d’apporter une solution à toute entreprise quelle que soit sa taille ou son secteur.
Chaque DRH souhaite pouvoir aligner son SIRH sur son organisation et ses méthodes tout en bénéficiant du mouvement de standardisation des outils.

Nous proposons d'utiliser la matrice suivante en support de présentation pour permettre à chaque entreprise de cerner ses besoins, puis de prioriser ses efforts entre :
·         Optimisation des processus financiers ou de gestion / développement RH, innovation.
·         Gestion collective ou segmentation-individualisation.

Le SIRH efficace est celui qui répond le mieux aux enjeux court et moyen terme de l'entreprise. Sa couverture fonctionnelle, son architecture, doivent faciliter la mise en place des conditions du succès. Les atouts concurrentiels dont une entreprise à besoin ne sont pas les mêmes, par exemple dans l'industrie automobile ou dans une société de services informatiques.

Il existe sur le marché des suites logicielles couvrant un très large périmètre SIRH mais également des offres spécialisées, chacune présentant d'excellents arguments. L’entreprise peut donc arbitrer entre un SIRH très intégré (type ERP ou Suite RH) ou l’assemblage de modules dédiés (démarche souvent appelée best of breed).

Pour simplifier la compréhension et le positionnement des différents modules, nous avons découpé les processus en 3 grandes parties :
·         Administrer et Rémunérer ;
·         Manager et Développer les Talents ;
·         Innover et Personnaliser la relation.


Administrer et Rémunérer : le SIRH « Payroll centric »


Toutes les entreprises partagent un tronc commun, issu de leurs obligations légales ou contractuelles. C’est la vision historique de la RH perçue par les salariés et managers dans son rôle historique « d’administration du personnel »
·         Gestion Administrative ;
o   Tenue des registres du personnel
o   Gestion du dossier collaborateur
o   Santé et prévoyance
o   Gestion des notes de frais
·         Gestion des temps et des activités (GTA)
o   Accès
o   Temps
o   Planification des activités
·         Paie 

Viennent s’y ajouter quelques outils fondés sur les chiffres et le déclaratif :
·         Bilan Social et Reporting social, contrôle de gestion sociale
·         Rémunération et avantages sociaux (avec parfois un volet Compensation & Benefits)
·         Gestion de la Diversité et du handicap
·         Tableaux de bord
·        

Les « exercices imposés » en matière de paie-administration du personnel (GA), de gestion des temps (GTA), de respect du droit du travail, renvoient souvent une vision tronquée de la complexité et de la spécificité de chaque situation.

Cette vue réductrice des missions RH diminue également la valeur perçue par les autres acteurs, collaborateurs ou managers qui considèrent parfois alors ces traitements comme une charge financière, à réduire, mutualiser ou externaliser. Ces opérations complexes, en constante évolution pour suivre les obligations législatives ou fiscales, constituent pourtant le socle quotidien indispensable à la bonne exécution de toute politique RH.

En effet ces processus ont un impact social ou financier majeur pour l'entreprise. Ceci explique l'utilisation de solutions informatiques dédiées ou le recours à des prestataires externes spécialisés. La paie est, par exemple le processus le plus externalisé en France toutes tailles d'entreprises confondues. Les experts comptables accompagnent notamment les TPE et PME. Beaucoup d’entreprises disposent de contrats d’outsourcing partiel ou global sur ces processus. Certaines mutualisent dans des centres de services partagés ces fonctions.

Dans tous les cas, il appartient aux équipes RH de proximité de fournir les données fixes et variables du personnel en fonction des différents mouvements constatés sur les effectifs. L’expérience prouve que la qualité du SIRH est directement dépendante de la fiabilité de la saisie puis du contrôle des évènements de gestion au fur et à mesure.

L’obligation d’établissement de la Base de Données Unique du personnel, issue de la loi du 14 juin 2013, ne fait qu’augmenter le besoin en la matière. Cette base, accessible en ligne pour les IRP devra être opérationnelle dans les entreprises de 300 salariés et plus au 14 juin 2014.

Aujourd’hui la plus grande partie des entreprises utilisent dans ce domaine des licences logicielles classiques, souvent spécifiquement adaptées pour eux, sur leurs propres serveurs ou chez des prestataires spécialisés (mode on premise). Il existe encore peu de solutions Paie en mode SaaS.

Pour toutes ces raisons, nombres d’entreprises choisissent de capitaliser durablement sur leur solution SIRH historique centrée autour de la paie / administration du personnel. Pour les autres besoins, des interfaces sont réalisées avec une mise à jour des données plus ou moins fréquente. 


Manager et développer les talents : le SIRH « Employee centric »




En matière de « Développement RH » les entreprises exécutent de manière plus ou moins régulière dans l’année des processus liés aux :
·         Recrutement - gestion des candidatures ;
·         Gestion de la formation ;
·         Talent Management et évaluation de la performance ;
·         GPEC ; référentiels Emplois ; Cartographie des emplois et compétences ;
·         Gestion de la mobilité ;
·         Mise à jour de l’organisation et des Organigrammes ;
·        

Cette « gestion des ressources humaines » (GRH) qui inclue la gestion des compétences ou des carrières, n’est pas une nouveauté. Cependant, avec l’informatisation généralisée des métiers on constate un besoin de plus en plus pressant de quitter les processus papier ou  bureautique au profit d’outils plus complets et plus fiables. Les volumes à traiter, la récurrence des tâches, la traçabilité des actions, le suivi budgétaire sont autant de raisons pour s’équiper d’une solution SIRH adaptée.

Tous les groupes travaillant à l’international sont de plus confrontés à des enjeux de « Management des Talents » souvent distincts des enjeux locaux de rémunération ou de conformité réglementaire.

Sur ces volets, le taux d’équipement des entreprises est très hétérogène. Contrairement aux processus administratifs à forte récurrence ou fort volume, les processus « Talents » mobilisent d’autres acteurs, d’autres rythmes, d’autres leviers. De plus les équipes RH en charge de ces volets sont souvent distinctes des équipes assurant l’administration du personnel / paie.

L’offre SIRH dans ce domaine est très riche et dynamique, grâce à l’aide de solutions dédiées (best of breed) ou de modules intégrés au progiciel RH (type suite RH ou ERP).


Innover et Individualiser la relation : l’émergence du marketing RH




Les Ressources humaines font face à une demande croissante de services de la part des managers et des salariés. Ceux-ci souhaitent une information personnalisée, contextualisée, à jour et accessible à partir de n’importe quel appareil. Ils veulent retrouver dans le monde professionnel les mêmes facilités de communication que sur les réseaux sociaux.

Pour répondre à ces besoins, les RH utilisent les mêmes solutions que le marketing : études chiffrées et analyses fines des besoins, communication ciblée, personnalisation et créativité dans la relation. 
Les technologies issues du Web permettent cette personnalisation de la relation. Elles sont au cœur de la stratégie RH pour attirer, fidéliser, développer les compétences ou communiquer, tout en maîtrisant les budgets. 

Ces nouveaux outils modifient profondément l’infrastructure SIRH. Elles sont utilisées dans les portails RH (ESS et MSS) ainsi que pour expérimenter le mode collaboratif (réseaux sociaux entreprises) afin d’améliorer l’attractivité (marque employeur).

Le décisionnel devient un enjeu majeur. L’exploitation des données RH nécessite de disposer de bases à jour, intégrant l’ensemble des éléments quantitatifs et qualitatifs sur les collaborateurs. Les outils et technologies n’apportent que peu de valeur ajoutée s’ils ne s’appuient pas sur une organisation et des processus RH qui alimentent le système au fur et à mesure des évènements.

Certains prédisent une utilisation importante des technologies BI (Business Intelligence) dans le monde RH. La protection des données personnelles, étroitement encadrée par la CNIL, limite cependant la transposition des puissants algorithmes utilisés par exemple en marketing.  Malgré ces limites il est probable que le secteur du décisionnel, de l’analytique RH soit l’un de ceux qui progresse le plus rapidement dans les prochaines années avec la généralisation de tableaux de bord, de « scorecards » RH constamment mis à jour.

Dans tous ces domaines la concurrence entre les éditeurs bénéficie pleinement aux RH car chaque fournisseur cherche à innover pour gagner des parts de marchés, le cadre juridique et technique étant moins contraignant que sur les volets réglementaires et comptables.


Couverture globale du SIRH (à adapter aux besoins de chaque entreprise):




Fonctionnellement, la DRH remplit l’ensemble des missions décrites dans ce schéma. La taille de l’entreprise, son organisation, la fréquence ou les volumes d’opérations, sont structurants dans l’adoption d’outils SIRH. Par exemple, la gestion des relations sociales et des contentieux utilisent les données issues des autres processus mais ils ne sont pas directement gérés dans le SIRH.

Selon le contexte, la RH utilise à la fois des outils classiques (processus papier + Excel) et un ensemble de solutions logicielles adapté. Le Système d’information RH ne se réduit pas au seul Système informatique RH mais regroupe l’ensemble des méthodes, outils et moyens permettant aux équipes RH d’assurer leurs missions.

Il n’existe donc pas de norme ou de modèle de référence cible. Les choix adoptés traduisent à un moment donné le compromis adopté par les RH pour réussir. De même un changement de périmètre ou une révision de la stratégie peuvent à tout moment venir modifier la hiérarchie des fonctions.

Le Système d’information RH, évolue et s’adapte constamment à ces variations mais un noyau émerge. Il regroupe les processus importants et centraux de l’activité de chaque entreprise. Concrètement les sociétés d’un même secteur, de même dimension ou localisation, adoptent des solutions souvent similaires. Certaines visent ainsi des marchés ou des conventions collectives spécifiques.

L’offre SIRH s’est historiquement segmentée sur la taille de l’entreprise avec des  suites logicielles dédiées aux TPE, moyennes entreprises et grandes entreprises ainsi que sur des solutions de niches pour tel ou tel besoin (notion de Best of breed, logiciel « Etat de l’Art »). Cette segmentation sectorielle est remise en cause par la disponibilité des offres SaaS qui peuvent aussi bien s’adresser à un département d’une multinationale qu’à une PME. Jamais l’offre n’a été aussi large et diversifiée.

La compétition entre les fournisseurs offre aux DRH toute la palette des solutions informatiques pour couvrir leurs besoins. Le SIRH performant est aligné avec les priorités RH. Les technologies ne sont que des outils au service de ces objectifs.

Ont collaboré à cet article :


Laurent De Burghgrave,                                               Experts RH  
Arnaud Peponnet,                                                       SAP- Successfactors   
Didier Rouxel,                                                             DRH.I.S Human Information & Services






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