Le Système d’information RH dépasse le strict champ de l’informatique.
Il intègre l’ensemble des solutions informatiques dédiées mais également tous
les outils en support de l’organisation ou des processus RH. (documents et tableaux
plus ou moins dématérialisés).
Le SIRH est le reflet de la diversité des organisations, des
stratégies et de la culture de chaque entreprise. Il n’existe pas de norme
internationale ou de modèle théorique de référence du Système d’information des
ressources humaines. La diversité des réglementations nationales et
l’hétérogénéité des pratiques managériales rendent d’ailleurs une telle
normalisation improbable.
Les SIRH en place traduisent l’élargissement progressif de
la fonction RH qui se dote progressivement d’outils pour mieux gérer l’ensemble
des missions de développement du capital humain. Après avoir informatisé depuis
longtemps les processus de gestion administrative, de gestion des temps et
activités ou la paie, les RH déploient des solutions sur le recrutement, la
formation et le développement RH. Des applications dédiées viennent compléter
les besoins spécifiques.
Aujourd’hui la quasi-totalité des missions RH peuvent
s’appuyer sur un outil SIRH. La question devient souvent celle de l’intégration
et de l’évolution de tous ces outils face à l’émergence d’une nouvelle
génération de SIRH utilisant les dernières technologies du Web et du cloud.
La mise en œuvre d’outils simples, accessibles de partout devient
l'un des enjeux de la performance RH pour accompagner l’accélération des
rythmes, la mondialisation économique et la dématérialisation des échanges.
Après avoir servi les enjeux internes de production RH, le
SIRH se met au service des autres acteurs, les salariés, les managers. Il
collecte et envoie des informations auprès des diverses parties prenantes de ce
que les économistes appellent « l’entreprise étendue ». La qualité d’exécution
numérique de la politique RH joue directement dans l’attractivité de
l’entreprise, sur la marque employeur. Le consommateur ou le candidat jugent
l’ensemble de la politique sociétale et environnementale (RSE), sur l’empreinte
médiatique laissée par les réseaux sociaux, notamment sur le volet social ou le
bien être en entreprise.
Alors quels éléments permettent de mieux cerner le périmètre
optimum de son SIRH en fonction des objectifs de l’entreprise?
Si l’on se réfère à la matrice d’Ulrich (1999) (Fig.1)
chaque DRH se positionne sur deux axes :
·
Stratégie vs Opérationnel
·
Processus vs Personnes.
Figure 1. La matrice
d’Ulrich ("Human Resource Champions. The Next Agenda for
Adding Value and Delivering Results", 1999).
Cette matrice, largement commentée depuis, a permis de
réfléchir au positionnement de la fonction RH. Elle a nourri les débats sur le
rôle du DRH : partenaire stratégique, agent du changement, coach ou
expert. Par contre, elle ne permet pas de structurer une vision systémique et
opérationnelle des pratiques RH.
La matrice d’Ulrich ne reflète pas les SIRH existants. Elle
ne tient aucun compte des outils/processus déployés dans les entreprises. En
effet, même si le SIRH, Système d’information ressources humaines, dépasse le
seul SI utilisé, l'expérience montre une forte adhérence entre les outils informatiques
et les processus. De fait, les équipes ressources humaines sont tributaires des
capacités de traitement ou des progiciels disponibles.
La technologie devient l’un des principaux vecteurs de
transformation de la fonction Ressources humaines. Souvent subie, parfois
choisie, la technologie prend progressivement une place centrale dans la mise
en œuvre concrète des actions RH.
Les équipes RH bénéficient des innovations constantes
apportées, de l'explosion des réseaux et des usages. Au rythme actuel des
annonces produits ou des opérations de rachat entre fournisseurs, il est même
difficile de savoir si l'offre SIRH suit ou précède la demande des équipes RH.
Le marché du SIRH est en pleine évolution. Sur la base des
dernières études, le marché des progiciels et services liés au SIRH, paie
incluse, dépasse les 2 Milliards d’Euros à fin 2013. On dénombre plus de 400
éditeurs, proposant des progiciels ou des solutions en mode locatif (SaaS). Il
faut y ajouter plusieurs centaines de prestataires de services (Cabinets, intégrateurs et sociétés de
services).
Avec un taux de croissance annuel global de plus de 6% ce
marché est porté par l’adoption rapide du marché de solutions en mode SaaS, 13%
du marché à près de 300 millions d’Euros. (croissance de 21% / 2012) ainsi que
par l’adoption de solutions de dématérialisation (140 Millions d’Euros, +30%).
Ces chiffres démontrent le dynamisme du secteur mais
également la très forte hétérogénéité de la demande.
2.2 – Couverture fonctionnelle : matrice des processus
RH/SIRH
L’offre SIRH est très large et couvre l’ensemble des besoins
génériques ou spécifiques. Elle est en mesure d’apporter une solution à toute
entreprise quelle que soit sa taille ou son secteur.
Chaque DRH souhaite pouvoir aligner son SIRH sur son organisation
et ses méthodes tout en bénéficiant du mouvement de standardisation des outils.
Nous proposons d'utiliser la matrice suivante en support de
présentation pour permettre à chaque entreprise de cerner ses besoins, puis de
prioriser ses efforts entre :
·
Optimisation des processus financiers ou de
gestion / développement RH, innovation.
·
Gestion collective ou
segmentation-individualisation.
Le SIRH efficace est celui qui répond le mieux aux enjeux court
et moyen terme de l'entreprise. Sa couverture fonctionnelle, son architecture,
doivent faciliter la mise en place des conditions du succès. Les atouts concurrentiels
dont une entreprise à besoin ne sont pas les mêmes, par exemple dans
l'industrie automobile ou dans une société de services informatiques.
Il existe sur le marché des suites logicielles couvrant un
très large périmètre SIRH mais également des offres spécialisées, chacune
présentant d'excellents arguments. L’entreprise peut donc arbitrer entre un
SIRH très intégré (type ERP ou Suite RH) ou l’assemblage de modules dédiés
(démarche souvent appelée best of breed).
Pour simplifier la compréhension et le positionnement des
différents modules, nous avons découpé les processus en 3 grandes parties :
·
Administrer et Rémunérer ;
·
Manager et Développer les Talents ;
·
Innover et Personnaliser la relation.
Administrer et Rémunérer : le SIRH « Payroll centric »
Toutes les entreprises partagent un tronc commun, issu de
leurs obligations légales ou contractuelles. C’est la vision historique de la
RH perçue par les salariés et managers dans son rôle historique
« d’administration du personnel »
·
Gestion Administrative ;
o
Tenue des registres du personnel
o
Gestion du dossier collaborateur
o
Santé et prévoyance
o
Gestion des notes de frais
·
Gestion des temps et des activités (GTA)
o
Accès
o
Temps
o
Planification des activités
·
Paie
Viennent s’y ajouter quelques outils fondés sur les chiffres et le
déclaratif :
·
Bilan Social et Reporting social, contrôle de
gestion sociale
·
Rémunération et avantages sociaux (avec parfois
un volet Compensation & Benefits)
·
Gestion de la Diversité et du handicap
·
Tableaux de bord
·
…
Les « exercices imposés » en matière de paie-administration
du personnel (GA), de gestion des temps (GTA), de respect du droit du travail,
renvoient souvent une vision tronquée de la complexité et de la spécificité de
chaque situation.
Cette vue réductrice des missions RH diminue également la valeur
perçue par les autres acteurs, collaborateurs ou managers qui considèrent parfois
alors ces traitements comme une charge financière, à réduire, mutualiser ou
externaliser. Ces opérations complexes, en constante évolution pour suivre les
obligations législatives ou fiscales, constituent pourtant le socle quotidien
indispensable à la bonne exécution de toute politique RH.
En effet ces processus ont un impact social ou financier
majeur pour l'entreprise. Ceci explique l'utilisation de solutions informatiques
dédiées ou le recours à des prestataires externes spécialisés. La paie est, par
exemple le processus le plus externalisé en France toutes tailles d'entreprises
confondues. Les experts comptables accompagnent notamment les TPE et PME.
Beaucoup d’entreprises disposent de contrats d’outsourcing partiel ou global sur
ces processus. Certaines mutualisent dans des centres de services partagés ces
fonctions.
Dans tous les cas, il appartient aux équipes RH de proximité
de fournir les données fixes et variables du personnel en fonction des
différents mouvements constatés sur les effectifs. L’expérience prouve que la
qualité du SIRH est directement dépendante de la fiabilité de la saisie puis du
contrôle des évènements de gestion au fur et à mesure.
L’obligation d’établissement de la Base de Données Unique du
personnel, issue de la loi du 14 juin 2013, ne fait qu’augmenter le besoin en
la matière. Cette base, accessible en ligne pour les IRP devra être
opérationnelle dans les entreprises de 300 salariés et plus au 14 juin 2014.
Aujourd’hui la plus grande partie des entreprises utilisent
dans ce domaine des licences logicielles classiques, souvent spécifiquement
adaptées pour eux, sur leurs propres serveurs ou chez des prestataires
spécialisés (mode on premise). Il existe encore peu de solutions Paie en mode
SaaS.
Pour toutes ces raisons, nombres d’entreprises choisissent
de capitaliser durablement sur leur solution SIRH historique centrée autour de
la paie / administration du personnel. Pour les autres besoins, des interfaces sont
réalisées avec une mise à jour des données plus ou moins fréquente.
Manager
et développer les talents :
le SIRH « Employee centric »
En matière de « Développement RH » les entreprises
exécutent de manière plus ou moins régulière dans l’année des processus liés aux :
·
Recrutement - gestion des candidatures ;
·
Gestion de la formation ;
·
Talent Management et évaluation de la
performance ;
·
GPEC ; référentiels Emplois ;
Cartographie des emplois et compétences ;
·
Gestion de la mobilité ;
·
Mise à jour de l’organisation et des Organigrammes ;
·
…
Cette « gestion des ressources humaines » (GRH)
qui inclue la gestion des compétences ou des carrières, n’est pas une
nouveauté. Cependant, avec l’informatisation généralisée des métiers on
constate un besoin de plus en plus pressant de quitter les processus papier ou bureautique
au profit d’outils plus complets et plus fiables. Les volumes à traiter, la
récurrence des tâches, la traçabilité des actions, le suivi budgétaire sont
autant de raisons pour s’équiper d’une solution SIRH adaptée.
Tous les groupes travaillant à l’international sont de plus
confrontés à des enjeux de « Management des Talents » souvent
distincts des enjeux locaux de rémunération ou de conformité réglementaire.
Sur ces volets, le taux d’équipement des entreprises est
très hétérogène. Contrairement aux processus administratifs à forte récurrence
ou fort volume, les processus « Talents » mobilisent d’autres
acteurs, d’autres rythmes, d’autres leviers. De plus les équipes RH en charge
de ces volets sont souvent distinctes des équipes assurant l’administration du
personnel / paie.
L’offre SIRH dans ce domaine est très riche et dynamique,
grâce à l’aide de solutions dédiées (best of breed) ou de modules intégrés au
progiciel RH (type suite RH ou ERP).
Innover et Individualiser la relation : l’émergence du marketing RH
Les Ressources humaines font face à une demande croissante
de services de la part des managers et des salariés. Ceux-ci souhaitent une
information personnalisée, contextualisée, à jour et accessible à partir de
n’importe quel appareil. Ils veulent retrouver dans le monde professionnel les mêmes
facilités de communication que sur les réseaux sociaux.
Pour répondre à ces besoins, les RH utilisent les mêmes
solutions que le marketing : études chiffrées et analyses fines des
besoins, communication ciblée, personnalisation et créativité dans la
relation.
Les technologies issues du Web permettent cette personnalisation
de la relation. Elles sont au cœur de la stratégie RH pour attirer, fidéliser, développer
les compétences ou communiquer, tout en maîtrisant les budgets.
Ces nouveaux
outils modifient profondément l’infrastructure SIRH. Elles sont utilisées dans les
portails RH (ESS et MSS) ainsi que pour expérimenter le mode collaboratif (réseaux
sociaux entreprises) afin d’améliorer l’attractivité (marque employeur).
Le
décisionnel devient un enjeu majeur. L’exploitation des données RH nécessite de
disposer de bases à jour, intégrant l’ensemble des éléments quantitatifs et
qualitatifs sur les collaborateurs. Les outils et technologies n’apportent que
peu de valeur ajoutée s’ils ne s’appuient pas sur une organisation et des
processus RH qui alimentent le système au fur et à mesure des évènements.
Certains prédisent une utilisation importante des technologies BI
(Business Intelligence) dans le monde RH. La protection des données personnelles,
étroitement encadrée par la CNIL, limite cependant la transposition des puissants
algorithmes utilisés par exemple en marketing.
Malgré ces limites il est probable que le secteur du décisionnel, de
l’analytique RH soit l’un de ceux qui progresse le plus rapidement dans les
prochaines années avec la généralisation de tableaux de bord, de
« scorecards » RH constamment mis à jour.
Dans tous ces domaines la concurrence entre les éditeurs
bénéficie pleinement aux RH car chaque fournisseur cherche à innover pour
gagner des parts de marchés, le cadre juridique et technique étant moins
contraignant que sur les volets réglementaires et comptables.
Couverture globale du SIRH (à adapter aux besoins de chaque
entreprise):
Fonctionnellement, la DRH remplit l’ensemble des missions décrites
dans ce schéma. La taille de l’entreprise, son organisation, la fréquence ou
les volumes d’opérations, sont structurants dans l’adoption d’outils SIRH. Par
exemple, la gestion des relations sociales et des contentieux utilisent les
données issues des autres processus mais ils ne sont pas directement gérés dans
le SIRH.
Selon le contexte, la RH utilise à la fois des outils classiques
(processus papier + Excel) et un ensemble de solutions logicielles adapté. Le
Système d’information RH ne se réduit pas au seul Système informatique RH mais regroupe
l’ensemble des méthodes, outils et moyens permettant aux équipes RH d’assurer
leurs missions.
Il n’existe donc pas de norme ou de modèle de référence
cible. Les choix adoptés traduisent à un moment donné le compromis adopté par
les RH pour réussir. De même un changement de périmètre ou une révision de la
stratégie peuvent à tout moment venir modifier la hiérarchie des fonctions.
Le Système d’information RH, évolue et s’adapte constamment
à ces variations mais un noyau émerge. Il regroupe les processus importants et
centraux de l’activité de chaque entreprise. Concrètement les sociétés d’un
même secteur, de même dimension ou localisation, adoptent des solutions souvent
similaires. Certaines visent ainsi des marchés ou des conventions collectives
spécifiques.
L’offre SIRH s’est historiquement segmentée sur la taille de
l’entreprise avec des suites logicielles
dédiées aux TPE, moyennes entreprises et grandes entreprises ainsi que sur des
solutions de niches pour tel ou tel besoin (notion de Best of breed, logiciel
« Etat de l’Art »). Cette segmentation sectorielle est remise en
cause par la disponibilité des offres SaaS qui peuvent aussi bien s’adresser à
un département d’une multinationale qu’à une PME. Jamais l’offre n’a été aussi
large et diversifiée.
La compétition entre les fournisseurs offre aux DRH toute la
palette des solutions informatiques pour couvrir leurs besoins. Le SIRH
performant est aligné avec les priorités RH. Les technologies ne sont que des
outils au service de ces objectifs.
Ont collaboré à cet article :
Ont collaboré à cet article :
Laurent De Burghgrave, Experts RH
Arnaud Peponnet, SAP- Successfactors
Didier Rouxel, DRH.I.S Human Information & Services
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